Seres: “La facturación electrónica reduce costes en Hostelería”

Seres se especializa en facturación electrónica para empresas de servicios, como las de Hostelería, explica su director de Marketing, Alberto Redondo.

“Automatizar la gestión de las facturas evitar errores, mejorar el proceso de cobro y la relación con clientes y proveedores”, señala

Alberto Redondo es Director de Marketing 

Seres es una empresa internacional especialista en facturación electrónica, que tiene como principal actividad “aportar soluciones de intercambio electrónico seguro de documentos mercantiles con valor legal”.

El Intercambio Electrónico de Datos, también conocido como EDI, permite aumentar la colaboración y relación clientes/proveedores y acortar su cadena de suministro. Estas ventajas mejoran la competitividad de las empresas, “dado que se optimizan procesos y a la vez se reducen costes”.

El objetivo de Seres es ayudar en la transformación digital de las empresas en el campo de la optimización, automatización y gestión de procesos. La firma lleva desde antes de 1996 impulsando el intercambio electrónico de documentos y la factura electrónica en España.

Hablamos de todo ello con Alberto Redondo, Director de Comunicación y Marketing de Seres para España y Latinoamérica, quien se refiere a las múltiples ventajas que representa la automatización de la gestión de facturas en hoteles y restaurantes.

P.- ¿Cómo ha evolucionado en los últimos años la facturación electrónica en el sector de hoteles y restaurantes?

R.- Las empresas del sector servicios son las que más adelantas en la adopción de la factura electrónica, según el último estudio realizado por Seres sobre su penetración en España. El informe señala que, en 2017, un 52,19% de las empresas del sector servicios utilizó el formato electrónico para la emisión de sus facturas y un 63,15% para la recepción.

En el caso de los hoteles y restaurantes hay que considerar tres escenarios: el de la relación con proveedores, el de la relación con clientes finales y, dentro de este, cuando el cliente final es una empresa.

En el primero y el último, cuando la relación es entre empresas, la factura electrónica suele estar presente y es menos habitual cuando el cliente final es un particular.

El siguiente paso, será su utilización en todos los escenarios, como ocurre en algunos países como México. Es decir, el documento de pago que nos den en un hotel o un restaurante será siempre una factura electrónica.

P.- ¿Qué principales ventajas representa para las empresas de hostelería y restauración el uso de facturas electrónicas frente a las físicas?

R.- Las ventajas en el sector hotelero pasan por automatizar la gestión de las facturas y, con ella del negocio, evitar errores, mejorar el proceso de cobro y la relación con clientes y proveedores, reducir costes, ofrecer máxima trazabilidad y permitir acceder fácilmente a nuevas a fuentes de financiación como el factoring.

En todo caso, no tiene sentido que el documento más importante para este sector, la factura, quede fuera de la gestión digital de los hoteles y restaurantes. Es un anacronismo que sólo crea problemas.

Las empresas del sector servicios son las que más adelantas en la adopción de la factura electrónica, según un estudio de Seres.

P.- ¿Cuánto puede ahorrar una empresa que utiliza este tipo de documentos (factura electrónica)?

R.- El ahorro es proporcional al número de facturas que se emitan y reciban. Según diferentes estudios, la emisión de facturas tiene un coste medio por unidad de 4,45 euros cuando se realiza en papel y de 1,64 euros cuando se utiliza el formato electrónico. En el caso de recepción, los costes son de 7,22 euros en papel y 2,27 euros en formato electrónico.

Hay que tener en cuenta que el uso del formato electrónico elimina gastos como el manipulado, el papel, el sobre, el franqueo, el archivado… es decir en consumibles y mano de obra. Sin embargo, a pesar de estos ahorros, lo más relevante son sus efectos positivos en la gestión y los resultados de negocio.

P.- Este sistema, ¿de qué forma facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias para los empresarios?

El sistema limita los errores, la pérdida de documentos, ayuda a resolver discrepancias entre las partes y es totalmente preciso. Por tanto, facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Además, en la oferta de Seres, la solución de facturación electrónica se puede integrar con el Sistema de Información Inmediata, conocido como SII o IVA online, de manera que se automatiza esta obligación, evitando retrasos y sanciones.

P.- Por último, ¿qué retos plantea el despliegue de la facturación electrónica en España?

R.- El éxito que ha tenido la facturación electrónica en la relación con las Administraciones Públicas (B2G) y con los subcontratistas del Estado (B2B) ha sentado las bases para que la factura electrónica se vaya extendido a nuevas relaciones entre los distintos sectores de la economía española.

Por lo tanto, el futuro de la facturación electrónica pasa porque todo tipo de empresa, incluido el sector de la restauración y hotelero, implanten este mecanismo en su día a día; y no sólo en su facturación con proveedores, sino también con sus propios clientes. Así, llegará un punto en el que cuando nos alojemos en un hotel o comamos en un restaurante la factura que el cliente reciba será electrónica.

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