AERCE: «Somos referente en gestión de la cadena de suministro»

El presidente de la asociación AERCE, que aglutina a los profesionales de Compras, Juan josé Jiménez, analiza la situación de este departamento.

La adquisición de bienes y servicios es el factor principal en los costes de una compañía, por encima de gastos fiscales y de personal

Juan José Jiménez es Presidente de la asociación

La Asociación Española de Profesionales de Compras, Contratación y Aprovisionamientos (AERCE) aglutina a numerosos profesionales del Departamento de Compras de empresas de muy variada actividad. Entre ellas, no faltan las de Horeca.

Su presidente, Juan José Jiménez, será una de los ponentes en los debates que tendrán lugar durante los Encuentros Proveedores Hosteltur 2019, en el hotel Marriott Auditorium de Madrid, concretamente, durante la primera jornada, el martes 19 de marzo.

P.- ¿Cómo surge AERCE y cuáles son sus principales actividades? ¿Qué retos tiene la asociación en 2019?

R.- AERCE se funda en el momento en el que una empresa farmacéutica alemana se instala en Barcelona. En Alemania existía mayor cultura de asociacionismo en el ámbito de compras, por ello, el Director General de Compras Corporativo pidió al nuevo Director de Compras de España que se pusiera en contacto con la asociación española de compras, que en ese momento no existía.

Ese fue el detonante de que se reunieran una serie de profesionales en Barcelona y Madrid. Su gestación duró aproximadamente año y medio, y finalmente se constituyó formalmente en 1981 con la misión de maximizar la rentabilidad de las organizaciones a través de la función de Compras.

Los datos demuestran que la adquisición de bienes y servicios es el factor de más peso en la formación de los costes de una compañía, por encima de los fiscales y los de personal, ya que supone de media el 75% del gasto total de las empresas. Por tanto, un ahorro del 5 % en estos costes puede dar lugar a un alza de los beneficios empresariales del 32,5 %.

Un mejor control del ciclo de gasto de la compañía, asegura pues una mejora considerable en la rentabilidad de toda la organización. AERCE, en este sentido, pone al alcance de los profesionales de Compras las herramientas necesarias para llevar la función un paso más allá.

La formación especializada, la posibilidad de adquirir conocimientos y fomentar el networking en nuestros eventos o el acceso a información a través de los diferentes canales de la Asociación, son algunas de estas herramientas.

Nuestro objetivo para 2019 es seguir incrementando el volumen de empresas asociadas y por tanto, la incorporación de los miles de profesionales que ejercen alguna función de Compras en dichas organizaciones.

Tenemos, además, como meta incrementar en más del 25% el volumen de eventos presenciales que desarrollamos a nivel Nacional. Tradicionalmente, AERCE dispone de una penetración elevada en Madrid y Cataluña, por lo que uno de sus retos es el de diversificar sus actividades en zonas geográficas como País Vasco, Levante, Extremadura y Andalucía.

En 2019 desarrollaremos también cuatro o cinco guías técnicas sobre alguna familia de Compras que permitan la estandarización sobre los procedimientos adecuados para su compra/venta.

No quiero dejar de comentar, aunque sea brevemente, uno de los sucesos más importantes acaecido en los últimos años para el mundo de las compras: utilizar la gestión de compras como palanca efectiva para la implementación de la tan «aclamada» Responsabilidad Social.

Algo de lo que, no sólo habla todo el mundo como necesario, sino de lo que debe representar para el futuro del mundo que conocemos en su más amplio sentido del término. A este respecto, ha visto la luz la guía ISO 20400: 2017 de «Compras Sostenibles», que no es otra cosa que llevar a la práctica lo ya mencionado en una guía anterior, como es la ISO 26000: 2010 de «Responsabilidad Social».

Importante reseñar que, aunque se emite como guía no certificable, esto no implica que si el mercado lo demanda pueda emitirse una «certificación privada» que un tercero confirme que se siguen los principios de dicha guía de «Compras Sostenibles».

Como no podía de ser otra manera, AERCE perteneciente a la Federación Mundial de Compras (IFPSM) ha elaborado esta posibilidad tomando de base los principios de la única normativa existente a nivel mundial de todo el proceso de compras, la UNE15896:2015.

De tal manera, que si una organización, da igual su tipología, quiere disponer de un documento efectivo que confirme que aplica lo indicado en la ISO 20400:2017 de Compras Sostenibles, con AERCE lo puede obtener.

Asimismo, como no podía ser de otra manera, el Sector Público de las Compras a nivel europeo aboga por la profesionalización de la gestión de contratación en todo estamento público. En paralelo, desde el Centro Europeo de Normalización (CEN) se ha decidido elaborar un documento normativo -aún no se conoce de qué tipo- para abarcar las Compras Públicas.

Nosotros, desde el primer momento, formamos parte del grupo paralelo que se creará en España. Importante citar que una de las normas de referencia en los prolegómenos de esta iniciativa es la Norma Europea de Compras (en España UNE 15896:2015) cuyo país más desarrollado en su implementación a nivel mundial es España, naturalmente de la mano de AERCE.

P.- Parte de la actividad de AERCE está relacionada con la formación, ¿qué oferta mantiene actualmente la asociación y cómo prevé ampliarla o diversificarla?

R.- AERCE, tiene la calificación de Escuela de Negocios, su programa más completo está concebido en tres ciclos complementarios, que conforman un programa integral equivalente a un Master Executive en Dirección de Compras.

El profesorado que imparte los programas aúna la experiencia de varios años en posiciones directivas con la docencia en materia de Compras y Aprovisionamientos. La metodología de formación propuesta permite alinear el aprendizaje al entorno de trabajo y el intercambio de experiencias y conocimiento.

Combina una evaluación continua, el desarrollo de actividades a lo largo de los programas y la presentación de un proyecto final, para verificar su capacidad para la implantación de cualquiera de las técnicas o herramientas utilizadas.

El Centro Superior de Estudios Universitarios La Salle ha certificado el programa formativo de AERCE, lo que permite establecer itinerarios formativos de especialización que se adaptan a las necesidades de cada organización.

De esta manera, los alumnos de AERCE podrán elegir, de entre toda la oferta formativa, aquellos contenidos que más le interesen para obtener los créditos European Credit Transfer System (ECTS) necesarios para conseguir su titulación universitaria.

El resultado es un plan de Formación que responde a la flexibilidad y especialización demandada por las empresas y los profesionales, lo que denominamos universidad a la carta.

Queremos convertirnos en la Escuela referente no sólo en el ámbito de la función de Compras, sino también en el de la gestión de la Cadena de Suministro, por lo que se está trabajando en incorporar nuevos contenidos relacionados con la gestión de la cadena de suministros, además de seguir actualizando de forma permanente nuestros contenidos ya existentes.

Asímismo, estamos impulsando el desarrollo de una formación complementaria en habilidades directivas destinada específicamente a los profesionales de Compras y de la gestión de la Cadena de Suministro.

P.- En su opinión, ¿qué futuro tiene el departamento de Compras en las empresas hosteleras y grandes colectividades?

R.- No es solo mi opinión, sino la opinión del sector empresarial mundial, no en vano la función de compras se ha convertido en la necesaria diferenciación que permitirá a una organización empresarial mantenerse o no en el mercado. Un futuro más que esperanzador, un futuro de reto permanente.

Las preferencias de los consumidores han ido cambiando según las modas, pero hoy en día, cambian según cada consumidor. Si esto es así, lo que antes era predecible en cuanto a actuaciones comerciales, hoy es un imposible. ¿Cómo puedes hoy prepararte para lo que viene mañana si ni siquiera sabes qué se va a demandar?

De tal manera que hay que ir al origen. Y el origen es el que puede propiciar la flexibilidad de adaptarse a esa demanda impredecible, el origen es la función de Compras, o por decirlo de otra manera, la función que permite cubrir las necesidades que en cada momento van surgiendo.

La profesionalización de la función de compras ya no es una asignatura pendiente, porque para el que lo sea a estas alturas más vale que esté pensando en cambiarse de sector. Es imposible estar preparado para lo que pueda venir, si no se domina el mercado actual y futuro de proveedores.

Pero, tampoco si no se utilizan las últimas herramientas informáticas de gestión de proveedores y sistemas de compras, si no se está a la última en la aplicación de las exigencias normativas mundiales como son la Norma Europea de Compras (UNE 15896 en España) o la reciente guía ISO 20400 de Compras Sostenibles.

Efectivamente, el futuro del departamento de Compras en las empresas hosteleras y grandes colectividades no puede ser más positivo, pues los retos a los que se enfrentan le obligan a estar en el candelero, no hay otra opción, créame.

P.- Cuando se habla de compras, los proveedores identifican fácilmente dos tendencias: las empresas que buscan el precio más económico y las que buscan calidad aunque ello suponga un mayor gasto. Comente ambas posturas.

R.- Es cierto que la imagen más extendida de los compradores es la del ‘cost killer‘, que sólo busca el precio más bajo posible. La realidad es que, al día de hoy, esto se ha complicado un poco más; pues lo primero que se busca son proveedores “integrales”.

Esto significa que cumplan todo lo aledaño a la adquisición: plazos, calidad, comunicación afable, disposición a la colaboración, aceptación a posibles demandas, respuesta rápida ante incumplimientos, seguridad de la información, confidencialidad de las relaciones, etc.

Y, una vez que disponemos de una cartera de proveedores que nos ofrecen todo esto, en ese momento es cuando decidimos por el precio, no el más bajo, sino el económicamente más rentable que puede realmente soportar el suministro.

Bien es cierto que, desde el punto de vista del proveedor testeado y capaz, al final lo que ve es una pugna con su competencia que sólo tiene como argumento final el precio dado, y es cierto, por lo que se debe pensar es en cómo puede incorporar nuevas diferenciaciones en las premisas iniciales.

Si se puede decidir exclusivamente por el precio, lo normal es que sea porque hemos convertido el mercado en una ‘commodity’ -en el sentido de que hay muchos posibles oferentes para la misma calidad y demás condiciones-, por muy sofisticada que nos parezca la adquisición.

La diferenciación sigue siendo el mejor argumento de venta, ahora bien, que se sea capaz o no de convencer, implementar o propiciar una diferenciación en un mercado ya maduro donde se decide ya por precio, no es tan sencillo como decirlo; pero es por donde hay que ir.

P.- Los nuevos hábitos de consumo, que se reflejan de manera determinante en la parte que se realiza fuera del hogar, ¿qué efecto tienen sobre el departamento de Compras? ¿Cómo se pueden adaptar los profesionales?

R.- Hemos citado anteriormente que efectivamente estamos en una época donde la “apetencia” campa a sus anchas, pues hay tal posibilidad de oferta que el comprador tiene la dificultad, no en encontrar lo que necesita, sino en decidirse entre las posibilidades que tiene a su alcance.

La aplicación de los principios de la Industria 4.0 por ejemplo, en cuanto a la gestión del Big Data o el manejo de la Cloud, etc. empiezan a ser herramientas necesarias por no decir imprescindibles.

Y esta es la primera conclusión, el primer efecto sobre el departamento de compras, la necesaria adaptabilidad a las circunstancias del mercado actual, la profesionalización del departamento no sólo se basará en la impartición de formación “al uso” sino en la enseñanza de cómo acceder a la formación que se debe tener en cada momento de necesidad.

Es interesante ahondar un poco en esta idea, no se trata de adquirir conocimientos sino de saber gestionar los conocimientos que se deben adquirir.

Hubo una época donde lo importante era conocer las premisas de un mercado de proveedores, ahora se presupone que se dispone de ese conocimiento y se intenta hacer camino propio en el mismo; la enorme “sabiduría” que se tiene hoy a disposición obliga a un ejercicio de conciencia clara de lo que realmente se pretende conseguir y a partir de esa idea, desarrollar tu propio conocimiento del mercado.

En la medida que sepas acceder mejor a un conocimiento del mercado que tu competencia tendrás más posibilidades de hacerte con el mejor postor del mismo. La formación, al día de hoy, por tanto, es la única manera de adaptación clara a los hábitos de consumo que imperan en el mundo empresarial.

La pregunta a responder por cada organización será si el profesional de compras está o no dispuesto a asumir esa carrera inacabable de adaptación permanente del conocimiento.

P.- Desde su experiencia, ¿qué pueden hacer los proveedores para acercarse a las compañías hosteleras y conseguir suministrarles de forma estable?

R.- Conocer y conocerse. Hay que dominar el mercado en el que se está, tanto o más como a ti mismo, y, a partir de ese conocimiento, ofrecer soluciones diferenciadoras de valor los posibles clientes.

Si el producto o servicio que se ofrece se ha convertido en pura ‘commodity’ hay que romper esa dinámica o aceptarla; en el primer caso creando una diferenciación que aporte valor y en el segundo optimizando tu ofrecimiento mejorando el de tu competencia.

Dependerá de la naturaleza de gasto o del nivel de madurez del mercado, lo que te permitirá elegir uno u otro camino. Saliéndonos de lo tradicional, que es lo comentado anteriormente, la otra opción es conocer la preocupación del cliente, en qué está pensando, que le preocupa realmente, qué es lo que le gustaría mejorar… hay que confiar que no sea prescindir de tu servicio o suministro pero, incluso en ese caso, es necesario ayudarle a encontrar una salida a su problema o apetencia más íntima.

Muchas veces ofrecemos lo que ya saben que podemos ofrecer, y si hay otros que hacen lo mismo por qué pensamos que se van a fijar en nosotros. Si queremos que nos traten de forma diferente a otros, preguntémonos si realmente lo somos, y si la respuesta es que somos iguales a los otros, preguntémonos qué se pregunta el cliente y démosle satisfacción.

Esto deberá hacerse de forma continua y permanente pues la competencia llegará un momento que entenderá lo que hemos hecho y nos mejorará, pero en ese momento más vale que ya estemos preparados y hayamos dado otro paso de diferenciación eficaz que nos permita disponer de nuevo de un plazo para un desarrollo nuevo.

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